Mengenal Apa itu Time Attendance: Pengertian, Tujuan dan Manfaat

Sebagai seorang Human Resource (HR) di sebuah perusahaan, kamu harus memastikan bahwa setiap karyawan akan menerima gaji yang sesuai dengan time attendance kehadiran mereka setiap bulannya. Di mana data time attendance karyawan berpengaruh pada jumlah gaji karyawan sesuai aturan di perusahaan kamu.

Pada banyak kasus, tidak sedikit perusahaan yang menerapkan aturan ini bagi setiap karyawan yang bekerja di perusahaannya. Hal ini dimaksudkan, sebagai salah satu upaya untuk menunjukkan kedisiplinan dan tanggung jawab karyawan kepada perusahaan.

Jika karyawanmu berjumlah sedikit, mungkin hal tersebut bukanlah sebuah masalah yang serius untukmu. Namun, bagaimana jika karyawanmu jumlahnya sangat banyak?

Tentu saja, kamu harus bisa membuat sebuah sistem dan contoh time attendance karyawan yang cocok bagi perusahaanmu. Hal itu dilakukan demi efisiensi dan efektivitas waktu yang kamu miliki sebagai seorang HR di perusahaan tersebut.

Yuk simak artikel dibawah ini, karena kami akan membahas hal-hal yang berkaitan dengan absen untuk karyawan yang wajib kamu ketahui sebagai seorang HR.

Pengertian Time Attendance Karyawan

Sebelum membahas lebih lanjut tentang absen, mari kita pelajari lebih dulu terkait pengertian apa itu absen karyawan? bisa dikatakan, absen untuk karyawan merupakan sebuah data yang menunjukkan tentang kehadiran karyawan setiap harinya dalam sebuah perusahaan.

Data yang dapat dihasilkan dari sebuah sistem absen adalah waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang hadir untuk bekerja di kantor. Kemudian, karyawan yang tidak masuk kerja juga dapat diketahui statusnya apakah yang bersangkutan izin atau sakit.

Data tersebut pun dapat menunjukkan kejelasan, mengenai keberadaan karyawan baik yang hadir maupun absen. HR pun tidak akan bingung saat menghitung data kehadiran karyawan, terutama pada saat mendekati tanggal gajian.

Bahkan, di perusahaan yang sudah menerapkan sistem yang canggih, lembur karyawan juga bisa terdata secara otomatis. Sehingga, para HR bisa memantau apa saja yang dikerjakan oleh para karyawannya.

Format Time Attendance Karyawan

Setiap perusahaan pasti memiliki ciri khas atau format tertentu ketika melakukan time attendance karyawan. HR sangat memerlukan format time attendance yang tepat untuk mendata jumlah kehadiran karyawan dengan baik, tepat, dan akurat.

Pentingnya penggunaan format time attendance karyawan ini karena akan berpengaruh terhadap besaran gaji yang akan diterima oleh para karyawan. Sehingga, HR tidak boleh sembarangan atau main-main dalam menangani masalah ini.

Alih-alih senang saat hari gajian, para karyawan sangat mungkin melakukan protes jika gaji yang diterima tidak sesuai dengan harapan dan aturan perusahaan karena keteledoran HR saat menghitung time attendance karyawan.

Nah, sebagai HR perusahaan, jangan sampai kamu merugikan orang lain atas kesalahanmu menghitung data time attendance karyawan. Berikut ini format time attendance karyawan yang biasa digunakan oleh perusahaan atau organisasi:

1. Time attendance Karyawan Manual

Seperti namanya, time attendance karyawan dengan format manual karena menggunakan metode yang konvensional yaitu kertas dan alat tulis. Peralatannya sangat sederhana dan mudah sekali ditemukan di mana pun. Sistem ini juga tidak bergantung kepada teknologi atau tidak membutuhkan internet sama sekali.

Setiap harinya, para karyawan harus mengantri untuk melakukan absen di suatu meja yang sudah disiapkan. Kemudian, karyawan mencantumkan tanda tangan pada kertas sebagai bukti kehadiran pada hari itu.

Bukan hanya saat datang saja, tetapi saat jam pulang kantor pun mereka harus mengantri untuk absen.

Sepertinya di era modern ini, sudah sangat jarang ada perusahaan yang menggunakan sistem manual untuk time attendance karyawan. Sistem ini cukup menyita waktu karena karyawan harus mengantri hanya untuk absen.

Padahal, jika karyawan tidak harus mengantri, ketika datang ke kantor ia bisa segera melakukan pekerjaannya. Sehingga, waktu kerjanya pun bisa lebih produktif. Belum lagi kecurangan yang mungkin terjadi jika ada karyawan yang menitipkan absen dengan memalsukan tanda tangan.

2. Time attendance Karyawan Online

Setelah meninggalkan time attendance karyawan dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format time attendance secara online. Kecanggihan teknologi masa kini membuat time attendance karyawan dapat direkam secara digital dengan alat elektronik.

Karyawan tidak perlu repot menuliskan tanda tangannya di atas kertas hanya untuk absen. Misalkan saja, jika perusahaan menggunakan finger print untuk melakukan absen, karyawan hanya perlu menempelkan jarinya pada mesin tersebut.

Kemudian mesin tersebut akan merekam kehadiran karyawannya secara otomatis. Cara ini terbilang lebih efektif dan hemat waktu dibandingkan format manual yang telah ada sebelumnya.

Tingkat kecurangan seperti titip absen pun sangat tidak mungkin terjadi karena sidik jari tiap orang pastilah berbeda.

Tujuan dan manfaat time attendance harian karyawan

Kamu pasti tahu, bahwa setiap hal yang diciptakan di dunia pasti memiliki tujuannya masing-masing. Nah, berikut ini beberapa alasan mengapa time attendance karyawan penting bagi suatu perusahaan.

  • Sistem absen bertujuan untuk memonitor kedatangan sekaligus kepulangan para karyawan di suatu perusahaan.
  • Time attendance memungkinkan pencatatan data yang baik dan detail dalam suatu sistem yang terintegrasi.
  • Mempermudah perhitungan absen karyawan untuk mempermudah penggajian.
  • Memantau kehadiran setiap karyawan, terutama yang datang terlambat atau pulang lebih awal dari ketentuan perusahaan.
  • Tim HR bisa lebih cepat menghitung jumlah absen karyawan karena telah terintegrasi dengan sistem tertentu.

Sistem Time Attendance Karyawan

Setelah membahas tentang pengertian, format, dan contoh time attendance karyawan, selanjutnya kita akan membahas lebih lanjut tentang sistem time attendance karyawan dalam sebuah perusahaan.

Bagaimana sistem time attendance yang berlaku di perusahaanmu? Apakah sudah efektif atau efisien dari segi waktu dan fungsinya?

Sebuah sistem yang baik tentu harus dibangun oleh HR agar hal tersebut dapat menguntungkan perusahaan dalam banyak aspek terutama data kehadiran karyawan.

Dalam penerapannya, sistem time attendance karyawan akan sangat bermanfaat untuk mengelola data-data karyawan dengan terorganisir. Semua data absen akan terpusat dalam satu sistem utama yang terintegrasi.

Teknologi yang kian hari semakin berkembang, banyak melahirkan sistem time attendance perusahaan yang semakin baik. Kamu mungkin mengenal beberapa time attendance software seperti, mesin time attendance digital, biometrik, magnetic card, atau finger print yang dijadikan acuan sistem time attendance karyawan pada perusahaan tertentu.

Meskipun sudah dinilai canggih, namun alat-alat tersebut tidak fleksibel untuk di bawa kemana saja. Dalam arti lain, kamu harus datang ke kantor untuk melakukan absen. Padahal, misalnya kamu harus melakukan meeting pagi di sebuah kawasan yang dekat dengan tempat tinggal, namun kamu harus ke kantor dulu untuk absen. Sungguh tidak efektif bukan?

Nah, Mekari sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi pun melakukan sebuah inovasi untuk time attendance karyawan bernama Talenta.

Dengan Talenta by Mekari, kamu bisa absen kapan pun dan di mana pun menggunakan software yang di HP kamu. HR pun tidak mengalami kesulitan untuk memantau dan mengawasi kinerja karyawan. Adanya fitur GPS, sehingga HR bisa tahu keberadaan karyawan dan apa yang dikerjakannya. Informasi data yang disajikan pun real-time, sehingga tidak mungkin terjadi penipuan oleh karyawan. Ayo segerakan Talenta by Mekari sekarang juga!